Tworzenie specyfikacji i zakresu projektu informatycznego dla osoby która nie zajmuje się zawodowo tą branżą, nie zawsze jest łatwym zajęciem. Warto jednak przyłożyć się do tego zadania i zrobić je dokładnie.

Dla wykonawcy bowiem jest ona podstawowym źródłem informacji o tym co i jak ma być zrobione, ale dla zleceniodawcy ma ona także ogromne znaczenie i może pomóc w wielu sytuacjach spornych i nie tylko.

Zamawiając wykonanie aplikacji komputerowej lub strony internetowej, pierwsze o co zostaniesz poproszony, to specyfikacja funkcjonalna projektu, specyfikacja wymagań projektu, lub po prostu specyfikacja. Albo zostaniesz o to poproszony, albo pierwszym etapem prac będzie przygotowanie takiego dokumentu.
Tworzy się ją dlatego, że nic tak nie ułatwia planowania i realizacji zadania jak dobrze napisana dokumentacja. Ale pisze się ją także z innego względu.

Specyfikacja projektu zabezpiecza obie strony

Zleceniobiorca musi dobrze wiedzieć co zobowiązuje się wykonać, za co bierze pieniądze i czego zleceniodawca wymaga od produktu który ma być zrealizowany.
Inwestor, z drugiej strony, musi też wiedzieć za co płaci i czego może wymagać.

Wyobraź sobie, że zlecasz ekipie budowlanej wybudowanie domu. Ustalasz wszystkie szczegóły, chłopaki biorą się do roboty, a po realizacji zadania okazuje się, że nie ma w środku wszystkich ścian działowych, które chciałeś żeby się pojawiły.
W pierwszej kolejności w takiej sytuacji budowlaniec zerknie do projektu budowlanego, by zorientować się czy rzeczywiście zlecenie zawierało te elementy. Nawet jeśli ustaliłeś wszystko „na gębę”, a nie pozostał żaden ślad po tym – nie masz jak dochodzić swoich roszczeń.
Z drugiej strony, jeśli na projekcie jakaś ściana jest zaznaczona, a wykonawca o niej zapomniał – masz prawo żądać wykonania poprawek bez ponoszenia dodatkowych kosztów.
To oczywiście przykład mocno uproszczony, ale realizując projekt informatyczny często można się spotkać z podobnymi sytuacjami.

Specyfikacja projektu jest punktem odniesienia zarówno dla wykonawcy, jak i zleceniodawcy, który może posłużyć do weryfikacji jakości i kompletności wykonanego zlecenia.

Specyfikacja pozwala się dobrze przygotować

Dobrze przygotowana dokumentacja jest także doskonałym „źródłem wiedzy” o projekcie jeszcze przed jego realizacją.
Prawidłowo napisana specyfikacja projektu powinna zawierać spis wszystkich materiałów które zleceniodawca musi przekazać wykonawcy, by ten mógł sprawnie zrealizować projekt.
Programista nie musi oczywiście mieć logotypu firmy, wszystkich tekstów, czy materiałów graficznych by zacząć pracę, ale życie pokazuje, że jeśli nie zostaną skompletowane wszystkie niezbędne materiały w początkowych etapach życia projektu, tym trudniej tego dopilnować później. Nie wspominając już o tym, że zmienić się mogą osoby odpowiedzialne za projekt (zarówno u zleceniodawcy, jak i z drugiej strony).
Szczegółowy spis niezbędnych materiałów zapisany w dokumentacji projektowej ratuje sytuację.

Co jest najważniejsze?

Każdy projekt informatyczny trzeba podzielić na moduły i jeszcze mniejsze niezależne kawałki i realizuje się je osobno, a potem składa projekt w jedną całość. Daje to możliwość rozdzielenia pracy na cały zespół, lub kilka zespołów programistów, którzy mogą pracować równolegle.
Problem tylko polega na tym, że w gąszczu kilkuset zadań do wykonania bardzo łatwo jest stracić orientację w projekcie i skupiając się na szczegółach, zapomnieć o najważniejszych funkcjach. Dlatego rozpisując cały projekt na drobne moduły i moduliki w trakcie tworzenia specyfikacji projektu, nie można zapomnieć o określeniu priorytetów każdego elementu.
Jasno określony cel projektu oraz poziom ważności każdej funkcji programu pozwala skupić się w pierwszej kolejności na tym co istotne.

Zabierając się za swój projekt pamiętaj, że precyzyjnie napisana dokumentacja projektowa to nie szalony wymysł nudnych programistów, tylko dokument który jest niezbędny do tego żeby Twój projekt mógł zostać zrealizowany z sukcesem.