Masz potrzebę stworzenia aplikacji lub strony internetowej, znalazłeś wykonawcę i chciałbyś żeby projekt został zrealizowany szybko i bezboleśnie?
Poznaj okoliczności, przy których jest duża szansa, że tak łatwo niestety nie będzie.

---

Wycena projektu bez podania szczegółów

Rzetelne wycenienie projektu wymaga rzetelnych informacji na temat zadania, które jest do wykonania. Jeśli otrzymasz wycenę na podstawie zaledwie szczątkowej informacji o Twoim produkcie, to znaczy że zostanie Ci przedstawiona oferta z mocno zawyżoną ceną uwzględniającą przyszłe (bardzo prawdopodobne) problemy z dogadaniem się. Jeśli się na nią zgodzisz, to prawdopodobnie przepłacisz.

Jednocześnie Ty i wykonawca będziecie się musieli uzbroić w cierpliwość i przygotować na żmudne dostrajanie produktu do finalnej wersji, która będzie Ci odpowiadać i za jaką zgodzisz się mu zapłacić. To niestety będzie trwało i kosztowało Was dużo nerwów.

Aby otrzymać uczciwą i wiarygodną wycenę musisz wtajemniczyć zleceniobiorcę we wszystkie detale projektu. Wykonawca musi wiedzieć co dokładnie Twoja aplikacja ma robić. Musi też wiedzieć jak ma to robić.
Jeśli program ma coś liczyć, programista musi znać algorytm obliczeniowy, mieć rozpisane wzory i zależności. Jeśli niezbędne jest zaprojektowanie algorytmu obliczeniowego od zera, potrzebne będą wszystkie niezbędne materiały, więc wykonawca musi je od Ciebie dostać (sam pewnie nie zna się na kalkulacjach finansowych, inżynierskich czy innych), albo będziesz musiał wskazać mu źródła gdzie można je znaleźć.
W takiej sytuacji wymagane także będzie napisanie testów poprawności każdego algorytmu obliczeniowego, które pozwolą sprawdzić czy mechanizmy działają zgodnie z oczekiwaniami. To wszystko oczywiście kosztuje, a do rzetelnej wyceny projektu niezbędna jest wiedza o stopniu skomplikowania i liczbie takich algorytmów, testów i procedur, które trzeba będzie wykonać.

Brak współpracy z wykonawcą

Musisz zdawać sobie sprawę z tego, że programiści i cały sztab ludzi, którzy będą realizować Twoje zlecenie, nie czytają Ci w myślach. Wszystkie Twoje wymagania i potrzeby musisz im przekazać (czytaj… napisać). Musisz też być dostępny w trakcie realizacji projektu, bo pytań i decyzji do podjęcia po drodze na pewno trochę będzie.

Współpracuj przy tworzeniu dokumentacji projektowej i specyfikacji wymagań. To niestety wymaga czasu i cierpliwości, ale żeby projekt miał szansę powodzenia musicie wszystkie szczegóły ustalić. Brak Twojej chęci do tego, by porządnie rozpisać co jest do zrobienia, będzie mocnym sygnałem, że dalsze etapy współpracy też łatwe nie będą.

Kto inny zleca, kto inny definiuje wymagania, a kto inny będzie korzystał z produktu

W większości przypadków aplikacje powstają po to, żeby rozwiązywać jakieś problemy ich przyszłych użytkowników. Nikt lepiej nie zna tych problemów niż oni sami i to właśnie oni powinni brać udział w definiowaniu wymagań stawianych aplikacji.

Często się jednak zdarza, że w przypadku projektu aplikacji mającej na celu optymalizację jakiegoś procesu w firmie, wymagania i założenia określane są przez osoby które w tym procesie nie biorą udziału od A do Z, lub nie znają go „od kuchni”. W konsekwencji powstaje produkt który nie rozwiązuje problemu, a czasem nawet stwarza kolejne.

Wyobraź sobie proces realizacji zamówienia w sklepie z oprogramowaniem, w którym trzeba wykonać szereg czynności typu:

• przekopiować z maila dane klienta do programu księgowego
• przepisać (przekopiować) numer licencji na zakupione oprogramowanie i wkleić je do pola „dodatkowe informacje” na fakturze,
• wygenerować fakturę,
• utworzyć maila do klienta ze szczegółami zamówienia,
• wkleić do maila numer licencji na oprogramowanie,
• dodać do maila załącznik z fakturą
  
  Itd itd.

Tylko osoba realizująca tą operację może wiedzieć, że na przykład nowym klientom musi być wystawiana faktura proforma, a powracającym od razu faktura vat, albo że system księgowy wymaga danych płatnika w jakimś konkretnym formacie i najpierw trzeba podać kod pocztowy, a dopiero potem resztę adresu.

Wiedza o takich niuansach wynikających z doświadczenia człowieka, który osobiście jest w temat zaangażowany, jest niezbędna żeby problem rozwiązać kompleksowo.
Co z tego, że ktoś stworzy Ci narzędzie które rozwiąże część problemów, skoro przy okazji stworzy nowe, bo okaże się że system księgowy i tak musi być dodatkowo obsługiwany „na około”.
To oczywiście prosty przykład, ale wierz mi, że takie można spotkać dość często.
Zadbaj więc o to, by w całym procesie definiowania wymagań uczestniczyli nie tylko pracownicy wyższego szczebla, ale wszyscy którzy będą z produktu korzystać. Nie dopuść do sytuacji, w której kto inny zleca realizację projektu („bo podobno są problem z obsługą zamówień i trzeba to zrobić inaczej”), kto inny przedstawia wymagania („powinno to wyglądać tak i tak”), a kto inny będzie korzystał z gotowego produktu.

Brak spójnej koncepcji projektu

Najbardziej problematyczna w planowaniu projektu jest jednak sytuacja, w której po stronie zlecającej kilka osób uczestniczy w definiowaniu wymagań, ale same do końca nie są zgodni co do kształtu i funkcjonalności finalnego produktu.
Jeśli przedstawiciel działu handlowego ma inną wizję sklepu internetowego od wizji przedstawiciela działu marketingu, to pierwszym etapem powinno być ustalenie wspólnej koncepcji projektu. Oczywiście doświadczony wykonawca może pomóc rozwiązać wiele problemów i wyeliminować sporne kwestie, ale ważne żeby taką spójną wersję ustalić i taką właśnie zapisać w specyfikacji projektu.
W przeciwnym wypadku może dojść do sytuacji, w której w specyfikacji projektu umieszczone zostaną błędne założenia, lub sprzeczne wymagania, a produkt który dla Ciebie zostanie przygotowany prawdopodobnie nie będzie satysfakcjonował wszystkich stron.

Jeśli w swoim projekcie zauważyłeś podobne problemy, eliminuj je jak najszybciej. Nie gwarantuje to oczywiście sukcesu, ale przynajmniej oszczędzi Ci trochę stresu.